Cómo saber si un proyecto freelance es rentable (y no solo si factura mucho)

Un proyecto puede facturar 3.000 € y hacerte perder dinero. Otro puede facturar 900 € y ser el más rentable de tu cartera. La factura solo mide lo que entra — no lo que te ha costado que entre.

Facturar no es lo mismo que ganar

Cuando un proyecto se alarga, cuando el cliente pide tres rondas de cambios más de las pactadas, cuando tienes que contratar una herramienta nueva solo para entregarlo, esa factura de 3.000 € empieza a esconder muchas más horas y gastos de los que parecía al aceptarlo. El problema no es el precio que pusiste: es que nadie vuelve a mirar el proyecto una vez cerrado para comprobar si el margen se sostuvo.

La rentabilidad real de un proyecto freelance depende de tres cosas que la factura no muestra: cuántas horas de verdad te llevó, qué gastos directos e indirectos absorbió, y qué otro proyecto dejaste de aceptar por dedicarle tiempo a este.

La fórmula real de rentabilidad por proyecto

No hace falta una hoja de cálculo compleja. Basta con esta cuenta, hecha proyecto a proyecto en lugar de mirar solo el total del mes:

Tres elementos que casi nadie incluye por defecto:

• Horas reales, no las presupuestadas. Si cotizaste 20 horas y el proyecto se llevó 32, la rentabilidad se calcula sobre 32 — no sobre lo que planeaste al principio.
• Gastos indirectos prorrateados. Software, suscripciones, una parte de tu cuota de autónomo: si un proyecto ocupó el 30% de tu mes, absorbe el 30% de esos gastos fijos, no cero.
• Coste de oportunidad. Si aceptar este proyecto te obligó a rechazar otro mejor pagado, esa diferencia también es un coste real del proyecto que aceptaste.

Un ejemplo con números reales

Qué hacer con un proyecto que no es rentable

Descubrir que un proyecto ya cerrado no fue rentable no sirve para recuperar ese margen, pero sí para decidir qué hacer con el siguiente parecido. Tres salidas, en orden de preferencia:

• Renegociar el alcance antes de que se repita: si un tipo de cliente o de encargo sistemáticamente se alarga, el presupuesto para ese tipo de proyecto tiene que subir, o el alcance tiene que blindarse por escrito.
• Reducir las horas que le dedicas delegando o automatizando la parte que menos margen aporta.
• Dejarlo ir. Si ni renegociando ni recortando horas el proyecto llega a un margen aceptable, la decisión más rentable es no repetirlo — por mucho que “traiga facturación”.